Claves
- El turismo de eventos se posiciona como un nicho que crece y posiciona a ciudades como Paraná y otras localidades del país.
- En ese marco, las instituciones tienen la oportunidad de posicionarse en el circuito a través de la organización de jornadas que dar visibilidad a sus sectores.
- Y de allí que el sistema de acreditación suele generar un cuello de botella que requiere de una solución integral.
El turismo de eventos se posiciona como un nicho que crece y posiciona a ciudades como Paraná y otras localidades del país. En ese marco, las instituciones tienen la oportunidad de posicionarse en el circuito a través de la organización de jornadas que dar visibilidad a sus sectores. Y de allí que el sistema de acreditación suele generar un cuello de botella que requiere de una solución integral.
Simplepass es una startup creada por dos amigos entrerrianos que vio este problema y propone transformar la organización de encuentros empresariales e institucionales. En diálogo con DOS FLORINES, Hernán Hergenreder, socio de la firma, sintetizó la propuesta central del emprendimiento: “Le sacamos a las instituciones el dolor de cabeza más grande de organizar un evento corporativo: la fila en la puerta y el caos del registro“.
Con la solución tecnológica desarrollada por la firma, “todo el recorrido del asistente (desde que se inscribe hasta que entra al salón) es un solo flujo, sin planillas, sin Excel a mano y sin que nadie tenga que anotar nombres en una hoja“. El procedimiento para los asistentes resulta sumamente sencillo: la persona se inscribe de forma online, recibe una confirmación automática con su código QR personal y, al llegar al lugar el día del evento, solo debe exhibirlo.
Según remarcó Hergenreder, “en segundos sale impresa su credencial con nombre y empresa, lista para pegar”. Al detallar el alcance operativo del servicio, el emprendedor enfatizó que la plataforma garantiza un “control total del evento, de punta a punta”. Esto abarca desde la confección del formulario de inscripción adaptado a la medida de cada ocasión, hasta la emisión automatizada del código QR para cada inscripto sin necesidad de intervenciones manuales.
Al momento del ingreso, mediante un escaneo ágil, la credencial se imprime inmediatamente con la información verificada, lo que logra que “se terminan los errores de tipeo y las planillas cruzadas”. Asimismo, la plataforma permite coordinar simultáneamente distintas categorías dentro de un mismo encuentro —tales como disertantes, prensa, patrocinadores o público general— asignando circuitos específicos para cada una, además de gestionar invitados especiales y cupones de descuento para sponsors.
Hergenreder ponderó también la monitorización durante la jornada. Señaló que “durante todo el evento, los organizadores ven en tiempo real cuánta gente se inscribió, cuánta ya está adentro y cuánta falta ingresar”.
Una vez concluida la actividad, la herramienta suministra un balance detallado: “Tienen el reporte completo de asistencia, ideal para mostrarle a sponsors o a la dirección de la institución que el evento funcionó y cuánta gente realmente participó”, además de que tienen disponible la base de datos de contacto para realizar encuestas o campañas posteriores. En lo concerniente a la estructura tarifaria del servicio, el socio de Simplepass aclaró que la propuesta se amolda a la escala de cada cliente.
“No vendemos ‘un precio único para todos'”, indicó. La cotización se realiza contemplando el caudal de asistentes previsto, la duración en días del evento y la cantidad recomendada de puestos de acreditación para asegurar la fluidez de entrada, especialmente cuando el público acude en un mismo horario.
“Lo bueno es que esto no significa sumar tecnología complicada: con un solo dispositivo por puesto ya se resuelve todo el proceso, así que el costo siempre está atado a la necesidad real del evento, no a hardware de más“, explicó. Además, hizo hincapié en la practicidad de su equipamiento al remarcar que “nuestros dispositivos son inalámbricos y móviles, no instalamos puestos de acreditación fijos e incómodos con cables”.
Finalmente, el aspecto humano y el soporte técnico permanente constituyen un pilar fundamental del proyecto y aseguró: “No dejamos a la institución sola con la tecnología“. El acompañamiento abarca el diseño del formulario, la configuración de categorías y la asistencia presencial el día del encuentro, considerando que “el momento del ingreso del público es clave”.
La propuesta busca que cualquier entidad que organice congresos, capacitaciones, convenciones o lanzamientos de productos “se olvide de la logística de acreditación y se concentre en el contenido del evento”. De este modo, garantizan un proceso de inscripción y acreditación rápido y seguro para librar al organizador de tareas operativas y brindar una experiencia de calidad, convencidos de que “el evento comienza mucho antes de que se enciendan las luces”.